L’exportation de données brutes avec Power BI : mode d’emploi

Par Frédérick Samson, 27 juillet 2022

Même si Power BI est difficile à concurrencer au niveau de la puissance et de la simplicité d’analyse des données, le besoin d’exporter les données vers d’autres formats reste toujours pertinent pour plusieurs utilisateurs. Microsoft l’a compris et plutôt que d’essayer (en vain) de convaincre les utilisateurs d’y renoncer, la compagnie de Redmond offre au contraire plusieurs options pour y arriver.

Plusieurs options offertes

Voici les options disponibles en date de juillet 2022 (les choses évoluent rapidement).

Exporter les données à partir d’un visuel :
o En format Excel en conservant la disposition – RÉCENT
o En format Excel ou CSV (version résumée)
* 150 000 lignes maximum en Excel et 30 000 en CSV
o En format Excel (version brute)

Exporter n’importe quel champ à partir d’un jeu de données (dataset) (RÉCENT ET RECOMMANDÉ)
o À partir d’un tableau personnalisable directement dans le fureteur
* Formats : PDF, Word, Excel, Power Point, CSV, XML, MHTML

Exportation à partir d’un visuel

Pour lancer l’export des données à partir d’un visuel, il faut utiliser le menu « … » -> « Exporter des données » :

(Données fictives)

Puis, il faut choisir l’une des 3 options qui nous intéressent :

Le fichier Excel conservera la disposition et quelques éléments de formatage en plus d’indiquer les filtres appliqués :

Si la version « Données résumées » est sélectionnée, il est possible de choisir le format Excel ou CSV :

Le résultat obtenu est le suivant (notez qu’un tableau Excel a été créé, et que le formatage a été perdu) :

Note : L’option pour autoriser l’export des données sous-jacentes doit être activée par le développeur de rapport.

Pour être utile, cette option doit être utilisée avec des agrégations ( ex. : somme, moyenne, etc.) sur des données granulaires.

Par exemple, ce visuel :

Cela générera un fichier Excel de plusieurs milliers de lignes :

Personnellement, je ne trouve pas cela très intuitif et je n’active jamais cette option dans mes rapports pour ne pas créer de la confusion chez les utilisateurs.

Exportation d’un tableau à partir d’un jeu de données

Cette fonctionnalité récente génère automatiquement un rapport paginé, même si vous n’avez pas de capacité Premium (donc supporté avec Power BI Pro). Il suffit de naviguer vers un jeu de données et de cocher les champs que l’on souhaite ajouter au tableau (très intuitif) :

En tout temps, il suffit de choisir le format de sortie et le tour est joué!
Pour plus de contrôle, il est possible de basculer en mode édition en cliquant sur le bouton « Personnaliser » :

Vous pouvez même sauvegarder votre travail pour le partager avec l’équipe!

À noter qu’en tant que partenaire certifié Or Microsoft en analytique de données, Syntell offre plusieurs formations Power BI, de la découverte de la solution à l’architecture de solution Power BI, en passant par la modélisation, la visualisation et l’intégration. Pour en savoir plus, contactez Syntell.

Pour aller plus loin

Tous les détails et limitations de l’export des visuels
https://docs.microsoft.com/fr-fr/power-bi/visuals/power-bi-visualization-export-data?tabs=powerbi-service

L’annonce des tables formatées
https://powerbi.microsoft.com/en-us/blog/exportable-formatted-data-tables-preview/

La documentation sur les tables formatées
https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/paginated-reports/paginated-formatted-table

Notes

Activez certaines options du tenant Power BI

https://app.powerbi.com/admin-portal/tenantSettings
https://docs.microsoft.com/fr-CA/power-bi/admin/service-admin-portal-export-sharing